Diensten

Als koper wordt u naast eigenaar van uw eigen appartement ook mede-eigenaar van het gebouw en lid van de Vereniging van Eigenaars (V.v.E.). Dit “automatische” lidmaatschap is van rechtswege bepaald. De belangen van de mede-eigenaren worden behartigd door de V.v.E. De V.v.E. is verantwoordelijk voor het onderhoud aan de gemeenschappelijke delen van het pand. Een actieve V.v.E. draagt positief bij aan het behoud of zelfs verhogen van de waarde van het gebouw.

Vanwege het ontbreken van voldoende expertise en tijd binnen de V.v.E. en om te voorkomen dat privé en zakelijke contacten tussen mede-eigenaren leiden tot ongewenste spanningen, wordt het beheer van de V.v.E. uitbesteed aan een derde partij.

Door het beheer van uw V.v.E. uit te besteden aan PAAP V.v.E. - Beheer haalt u kennis en onafhankelijkheid in huis.

* Bestuurlijk Beheer

Rond een V.v.E. zijn automatisch bestuurlijke beheer werkzaamheden verbonden. PAAP V.v.E. - Beheer kan deze werkzaamheden voor uw V.v.E. uitvoeren.

Activiteiten

Advies en ondersteuning aan het bestuur van de V.v.E.;
Organiseren en voorbereiden bijwonen van de jaarvergadering, waaronder het versturen van de uitnodigingen, het in overleg opstellen van de agenda en het bijwonen van één algemene ledenvergadering per jaar, inclusief de notulering;
Verzorgen inschrijving Kamer van Koophandel;
Opstarten van nieuwe V.v.E.’s;
Activeren van slapende V.v.E.’s;
Advisering (bijvoorbeeld bij juridische kwesties);
Ondersteuning en advies bij verzekeringszaken.

* Administratief Beheer

Veel werkzaamheden voor een V.v.E. liggen op administratief gebied. Iedere V.v.E. is verplicht een administratie bij te houden. PAAP V.v.E. - Beheer kan voor u de volgende werkzaamheden uitvoeren:

Administratie

Het maken en bijhouden van een eigenarenregister (ledenbestand), ingeval van verhuur door eigenaren het bijhouden van register van bewoners;
Het (digitaal) archiveren en actief beheren van contracten ten behoeve van onder andere verzekeringen, onderhoudscontracten, schoonmakers en dergelijke;
Controleren op de naleving en het beheer van het huishoudelijk reglement, modelreglement bij splitsing alsmede de splitsingsakte;
Het (digitaal) archiveren van alle op de vereniging betrekking hebbende correspondentie;
Het verzorgen van correspondentie van de V.v.E. met overheden, verzekeringsmaatschappijen, nutsbedrijven, aannemers e.d.;
Administratief verwerken en zorgdragen voor het verhalen van schades op verzekeringen;
Het zorgdragen voor het voldoende verzekeren en/of verzekerd houden van het pand;
Het informeren van de leden, waaronder: het rondsturen van notulen en jaarrekeningen;

* Financieel Beheer

Financiele werkzaamheden

Het verzorgen van de volledige administratie;
Het signaleren en bewaken van eventueel optredende achterstanden in de betaling van de V.v.E. bijdragen (servicekosten);
Het nemen van rechtsvorderingen met betrekking tot incasso bij wanbetaling van leden;
Het betalen van rekeningen van nutsbedrijven en verzekeringen, onderhoudsnota's en abonnementen;
Het actief beheren van de bankrekening(en) door liquide middelen tijdig over te brengen naar spaarrekeningen en/of deposito's.

Verantwoording

Het jaarlijks vervaardigen van de jaarrekning met de volgende onderdelen:

Balans en exploitatierekening;
Toelicht op de Balans en Exploitatierekening;
Specificatie van de betaalde c.q. te betalen bijdragen van eigenaren;
Het opstellen van een conceptbegroting van de kosten voor het komende jaar;
Verdeling van de in de begroting genoemde kosten over de eigenaren conform de verdeling uit de splitsingsakte;
Een staat van baten en lasten over het betreffende boekjaar t.b.v. de kascommissie.

* Technisch Beheer

Het technische beheer is van groot belang om het gebouw in goede staat te houden. Op deze manier behoudt of verhoogt het gebouw zijn waarde. Onder technisch beheer verstaan wij de volgende V.v.E. diensten:

Het afhandelen van het dagelijks (klachten-) onderhoud met betrekking tot de gemeenschappelijke gedeelten en installaties van het pand;
Het namens de V.v.E. afsluiten van onderhoudsovereenkomsten;
Het adviseren bij onderhoudswerkzaamheden;
Het aanvragen van offertes en het beoordelen hiervan op hoofdlijnen;
De behandeling en het opdragen van onderhoudswerkzaamheden;
Wanneer de V.v.E. beschikt over een MJOP zullen wij op basis van dit rapport onderhoudswerkzaamheden agenderen en een meerjarenbegroting opstellen;
Het technisch behandelen van alle assurantiezaken met inbegrip van schadeafwikkelingen;
Het buiten kantoortijden bereikbaar zijn voor dringende storingen en spoedeisende meldingen (24-uurservice).

NB: Bij het uitvoeren van het technisch beheer maken wij, deels gebruik van de expertise van aan ons kantoor gerelateerde derden, bijvoorbeeld aannemers, onderhouds- en schoonmaakbedrijven.

PAAP V.v.E. - Beheer gaat graag een lange termijn relatie aan met uw V.v.E. Voordat wij een definitieve offerte uitbrengen, nemen wij eerst telefonisch contact met u op om uw wensen te inventariseren, op basis waarvan wij een op maat gemaakte vrijblijvende offerte kunnen uitbrengen.

Sections